Che cos’è la comunicazione efficace e come funziona

La trasmissione delle informazioni oggi è di fondamentale importanza, perché consente di veicolare messaggi e punti di vista a qualsiasi interlocutore, in maniera coerente con i propri principi e stati d’animo.

Quante volte vi è capitato di comunicare con qualcuno e di avere l’impressione di non essere compresi a pieno? Siamo oberati di messaggi e informazioni provenienti da ogni parte, ma quanti di questi arrivano ai destinatari in modo chiaro e corretto?

Comunicare efficacemente è possibile utilizzando sia il linguaggio verbale che non verbale (voce, postura, espressioni facciali) e cercando di eliminare qualsiasi “rumore di fondo” che crea interferenze sia esterne (ambientali) che interne. Il che potrebbe sembrare facile nella teoria, ma nella pratica richiede invece la conoscenza e l’applicazione di strategie specifiche.

Che cosa significa comunicazione efficace

“Puoi avere idee brillanti, ma se non riesci a farle capire non ti porteranno da nessuna parte” (Lee Iacocca). Per ottenere una comunicazione efficace che sia in grado di arrivare agli altri con chiarezza bisogna partire dall’ascolto attivo.

Si mette in pratica restando in silenzio mentre i nostri interlocutori parlano: in questo modo loro si sentono presi in considerazione e maggiormente coinvolti nell’atto comunicativo.

L’obiettivo dell’ascolto attivo è di riuscire ad assumere la prospettiva dell’altro, comprendendo e affrontando le motivazioni che sono dietro le parole e i gesti. In tal modo si crea un clima di collaborazione e di confronto che conduce gli interlocutori a guardare nella medesima direzione. Provate a mettere in pratica l’ascolto attivo nei confronti delle persone più vicine: vi accorgerete che la comunicazione diventa più fluida e immediata, senza fraintendimenti.

Che cos’è la comunicazione efficace

Una comunicazione è efficace quando si svolge in maniera chiara e assertiva e con un linguaggio appropriato. L’assertività è la capacità di esprimersi e far valere i propri ideali e principi rispettando pienamente le idee altrui. La semplicità è un altro elemento che rende la comunicazione più efficace, sia in ambito interpersonale che professionale.

Più il concetto che vogliamo esprimere è complicato, maggiore sarà la necessità di spiegarlo con un linguaggio semplice e immediato (che non significa però banale o scontato). La comunicazione oggi punta ad un obiettivo principale: la persuasione. Non basta veicolare un messaggio nella maniera più appropriata, è anche importante che questo sia in grado di provocare cambiamenti positivi nei destinatari a cui è rivolto. Chi lavora nel web sa benissimo che la comunicazione persuasiva è di prioritaria importanza per promuovere o vendere un prodotto/servizio.

Quando la comunicazione è efficace

Qualsiasi tipo di comunicazione ha bisogno di essere completa, concisa, concreta e cortese. Ovviamente non può mancare la correttezza, intesa sia dal punto di vista strettamente formale e grammaticale, che della veridicità del messaggio. Oggi purtroppo la tendenza in voga è quella di trasmettere e veicolare messaggi provenienti da fonti poco sicure o non verificate, con il rischio concreto di alimentare la diffusione incontrollata di fake news.

La comunicazione è efficace quando è completa, ossia contenente le informazioni necessarie ai destinatari per valutare un’offerta o l’eventualità di un acquisto, e quando serve a chiarire i dubbi o le perplessità su determinati problemi o argomenti. E’ efficace quando è coincisa (che non vuol dire eccessivamente corta o stringata), bensì centrata sulle informazioni più salienti, quindi priva di inutili divagazioni.

Non si può comunicare efficacemente se non si supporta il messaggio con dati e fatti concreti, basati sull’esperienza.

La cortesia è fondamentale nella comunicazione. Cerchiamo di abituarci all’utilizzo di un linguaggio limpido, non aggressivo, che rispetti l’interlocutore e dia luogo ad una conversazione costruttiva e positiva.

Una comunicazione di grande qualità dipende da una serie di fattori, da sola non porta a nulla, viene sempre appoggiata da altri fattori importanti come la comunicazione non verbale, il modo in cui si gestisce l’ansia e il tono di voce per esempio.

Per affrontare un qualsiasi discorso, dibattito, o riunione che sia, è fondamentale rimanere calmi e rilassati, utilizzare espressioni che aiutano il processo di una grande comunicazione.

Capiamo allora insieme quali sono i processi per una comunicazione efficace di qualità, punti importanti che solitamente non si tengono in considerazione perchè si pensa che siano inutili o inefficaci. Tutto il contrario, ci sono passaggi che bisogna capire fino in fondo per riuscire a fare la differenza.

In molti incontri interpersonali, i primi minuti sono molto importanti in quanto le prime impressioni hanno un impatto significativo sul successo delle prossime comunicazioni.

Quando ci si incontra per la prima volta si hanno delle aspettative sugli altri e così gli altri su di noi, e quando queste vengono “tradite” ecco che la prima impressione incomincia a prendere una brutta piega, quindi in questo caso la comunicazione non sarà efficace.

E’ importante mantenere un atteggiamento sobrio e seguire tutte le formalità di un primo incontro, come per esempio una stretta di mano, un sorriso e mantenere un contatto visivo.

Usare le parole giuste è determinante, se poi le parole sono accompagnate da espressioni facciali che confermano ciò che stiamo dicendo, così come i cenni che vengono fatti con la testa, la comunicazione verbale inizia a farsi interessante.

Per una comunicazione efficace è importante sapere ascoltare

Spesso si pensa che per negoziare al meglio e per comunicare con successo bisogna parlare, parlare, parlare fino allo sfinimento, anche qui è vero tutto il contrario.

L’arte di ascoltare è un dono che in pochi hanno ricevuto, l’ascolto attivo è un’abilità importante che i grandi comunicatori devono imparare a fare propria.

Ascoltare attivamente significa capire perfettamente quello che il nostro interlocutore ci vuole dire, rimanere concentrati sul suo dialogo e capire profondamente tutto ciò che ci dice con le parole, gesti, e tutto il contesto che lo rappresenta.

E’ molto importante l’ascolto attivo

  • essere in un ambiente confortevole senza rumore di fondo che possa disturbare il dialogo
  • essere disposti ad ascoltare tutto ma proprio tutto
  • mantenere una mente fresca e concentrarsi sul messaggio dell’interlocutore
  • non correre a dare giudizi affrettati ma far finire di parlare e di esprimersi fino alla fine
  • mantenere un atteggiamento obiettivo
  • non avere fretta di fare le prossime domande quando ancora deve finire un argomentazione

Al momento giusto fare le domande giuste, perchè sono importanti per ottenere le informazioni necessarie, iniziare nuovi dialoghi che portano al risultato, mostrano interesse verso chi ci sta parlando.

Comunicazione verbale: domande chiuse

Le domande chiuse aiutano a limitare le risposte, infatti spesso le risposte sono un “si” oppure un “no”. Esempio di domanda chiusa:

A) Sei stata al mare questa mattina?

B) Sei andata a ballare ieri sera?

Queste domande quando si vuole comunicare in modo efficace durante una negoziazione non sono molto indicate, perchè non incoraggiano un dialogo, ma sono molto efficaci quando si vuole ottenere risposte veloci e dirette.

Comunicazione verbale: domande aperte

Le domande aperte aprono ad una risposta più ampia ed esaustiva, richiedono un impegno diverso da parte dell’interlocutore e lo spinge a dialogare di più e ad argomentare meglio. Esempio di domanda aperta:

A) Quanta gente c’era al mare questa mattina?

B) Dove vorresti andare quest’estate al mare?

Le domande aperte come detto impegnano di più in quanto chi risponderà dovrà argomentare di più il dialogo.

E’ importante capire quando chiudere una comunicazione verbale, l’interlocutore ci lancerà dei segnali poco evidenti ma è importante riconoscerli, come per esempio guardare più volte l’orologio, alzarsi e prendere le distanze ecc… tutti questi segnali ci fanno capire che chi abbiamo davanti desidera chiudere la comunicazione.

La comunicazione come abbiamo visto non è il semplice parlare e buttare parole a casaccio, ma mantenere un equilibrio costante con chi abbiamo di fronte per finire soddisfatti entrambi.

Esempi di comunicazione efficace

Pur non dovendo necessariamente stupire (questa è una prerogativa della comunicazione pubblicitaria), la comunicazione, per essere efficace, dovrebbe toccare le corde emotive dei destinatari. Ecco qualche esempio concreto di comunicazione che arriva dritto al “cuore” di chi legge o ascolta o guarda il messaggio.

In parrocchia, sulla porta di ingresso della Chiesa, appare scritto: “Se Dio ha bisogno di parlarti, di certo troverà un altro modo” con il relativo divieto di cellulare.

Sulla porta del bagno, in un locale pubblico, campeggia la scritta con annessa immagine di un uomo che fa la pipì in piedi, invitando invece a farla da seduto.

L’espositore del pub sul quale è scritto: “Abbiamo birre più gelide del cuore del tuo ex”.

Una comunicazione efficace non è mai giudicante. E’ importante imparare a descrivere eventi, sentimenti, situazioni senza cadere nella tentazione di esprimere giudizi nei confronti di altre persone. Ecco qualche esempio concreto di comunicazione efficace perché non giudicante.

Giudizio: Sei troppo generoso

Descrizione: Quando ti vedo dare agli altri tutti i soldi del tuo pranzo penso che tu sia troppo generoso.

Giudizio: Se mangi carne ti ammalerai

Descrizione: Se mangi carne rossa più di due volte alla settimana temo possa nuocere alla tua salute.

Esercizi comunicazione efficace

Per rendere la comunicazione sempre più efficace nel tempo può essere utile effettuare alcuni semplici esercizi: osservare l’aspetto verbale e non verbale, imparare a negoziare, applicare la comunicazione assertiva e non violenta, non sottovalutare i bisogni e le esigenze comunicative altrui (mettersi nei panni degli altri mentre si comunica).

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