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Consigli su come gestire il tempo per chi lavora online

La Gestione Effettiva del Tempo è sempre stato un argomento di grandissimo interesse e che non ha mai fine. Se ne parla da circa 70 anni e ancora siamo qui a discuterne. Perchè? Perchè ogni epoca, ogni stagione ha un momento particolare che deve essere gestito.

Abbiamo chiesto a Paolo Manocchi, formatore comportamentale e life e business coaching, di scrivere per noi alcuni consigli su come gestire il tempo per chi lavora online e per chi ha intrapreso il lavoro in smart working e si ritrova a gestire il lavoro in maniera totalmente diversa da com’era abituato.

Il “tempo della vita” ha un suo fluire che è scandito dall’oggettività dell’orologio e del calendario, ed è per tutti noi, in tutto il mondo, di 24 ore!!! Nessuno ha un minuto in più e nessuno di noi ha un minuto in meno di un altro. Che tu sia a Tokyo o a Los Angeles avrai sempre lo stesso tempo da vivere.

Consigli su come gestire il tempo per chi lavora online

Dove sta allora la differenza, la profonda differenza che ci fa vivere con diversi livelli di “benessere”? La risposta risiede come spesso è, dentro di noi!! La risposta per una corretta e funzionale gestione del tempo è data dalla “percezione soggettiva” che abbiamo della nostra vita, dipende da come “interpretiamo” il tempo che viviamo come persone e come professionisti

Oggi il Corona Virus ha fatto sì che circa 3,9 miliardi di persone nel mondo siano chiamate a rimanere a casa, per alcuni un isolamento coatto, per altri un momento di respiro dalla frenesia del pre “Corona”, per altri un momento magico della loro vita!!
Di fatto per tutti coloro che sono chiamati a lavorare anche da casa, che sia tele lavoro o smart working, cono comunque cambiate le dinamiche di come poter gestire in modo ottimale la loro giornata che passa comunque da un’ottimizzazione dell’asse tempo.

Io il mio primo “corso come allievo” sulla gestione ottimale del tempo l’ho frequentato circa 32 anni fa… avevo appena iniziato a lavorare, avevo appena iniziato a fare l’attività di formatore comportamentale. Vivevo spesso di frenesie che purtroppo scambiavo per “una vita dinamica” !!
Oggi insegno la gestione del tempo e la trasformazione dell’ansia e dello stress da negativi a positivi

Ho pensato di condividere con te alcuni spunti di riflessione che anche io ho dovuto mettere in atto da quando il Block Down è entrato nella nostra vita

Ci sono 4 EFFETTI che possono incidere negativamente nella gestione serena e produttiva della nostra giornata

EFFETTO VASI COMUNICANTI

Lo staro molte più ore di fronte al computer, avere quasi perennemente in mano il nostro telefono, viaggiare nei numerosi social o canali youtube, rimbalzare da una mail ad un webinar, da una video call ad una riunione on line . . . insomma sembra che non ci sia quasi mai stacco durante la giornata e la nostra vita professionale si mescola inevitabilmente con quella personale-privata.
Il fatto di “fisicamente essere in casa” non aiuta a separare questi due macro mondi!

SUGGERIMENTO:

1. programma l’agenda come se . . .

Se fossi in ufficio metteresti in agenda i diversi impegni come se ad una certa ora uscissi dalla stanza e sino al giorno dopo smettessi di lavorare.
Quindi in agenda comparirebbero anche i tuoi impegni personali e privati, per cui non farti fregare dal fatto che stai in casa e che quindi va tutto bene. NO.
Evita di cadere nella trappola verbale e ripeterti in testa la frase . . . tanto dove devo andare!!??

2. sviluppa maggior flessibilità

Con questo intendo dire che se invece, per motivi che non dipendono da te, fare una precisa e durature programmazione dell’agenda non ti fosse possibile allora allenati ad “abituarti a non abituarti” e fare anche attività personali e private in orari diversi da quelli che in passato eri abituato a seguire. Accetta di avere una alternanza più marcata tra momenti di vita privata-personale e vita professionale.

EFFETTO INQUINAMENTO

Con questo termine intendo alla continua esposizione verso le notizie che possono arrivare dalla televisione o dai diversi canali social e quindi in generale dalla “rete”.
Il cervello è come una “spugna” che continuamente assorbe ciò che gli sta intorno e ciò che ti ripeti nella testa. Quindi tante più notizia negative e disfunzionali assorbi e tanto più sarai vittima di uno stato emotivo a rischio di avvilimento, disorientamento, confusione ed inquietudine

SUGGERIMENTO

Farsi una domanda base:

queste notizie che sto ascoltando o anche solo sentendo, che valore aggiunto mi danno rispetto alle mie esigenze di persona e professionista? Sono veramente utili o alla fine sono sempre le stesse notizie dette in momenti diversi da persone diverse da fonti diverse, le conosco già e non mi arricchiscono ma invece mi fanno solo che stare peggio?

EFFETTO RIMANDITE

Si tratta di una semplice considerazione che ci aiuta ad evitare di perdere tempo durante la nostra quotidianità.
Tanto più tempo hai a disposizione per fare una cosa e tanto meno impegno tendi a profondere per farla. Ovvero si innesca una sorta di RIMANDITE, parola che non esiste in italiano ma è un modo simpatico per indicare che cosa? Che quando arriva il momento di fare, ciò che avevi precedentemente deciso di fare, alla fine, trovi una serie di scuse per rimandare ad un altro momento ciò che avevi deciso.

Questo alla lunga porta almeno due effetti disfunzionali:

  1. Aumenta la tua demotivazione e senso di determinazione
  2. Alla fine a forza di rimandare ciò che non fai diventerà urgente e sarai chiamato ad agire sotto stress.

SUGGERIMENTO

Usa la Formula dell’Equilibrio Tempo – Impegno

Questa legge è molto semplice. Tanto più tempo hai per fare una cosa e tanto meno impegno metterai nel farla. Per facilitarti l’azione verso ciò che c’è da fare nella giornata, indipendentemente dal fatto che sia preparare una call di lavoro o decidere di fare quel circuito di fitness, devi fare come se non avessi più tempo!!! Diventa fondamentale “raccontarsi” come se l’orologio ed il calendario ti stessero dicendo . . .Hei amico, guarda che non possiamo più posticipare ciò che non hai ancora fatto, sbrigati il tempo sta finendo!! Insomma dobbiamo “superare con una storia” gli inghippi nella quale la nostra mente ci pone

EFFETTO DISTRAZIONE

Quando la confusione che ci circonda supera ragionevoli situazioni ecco che questo riverbererà dentro la nostra testa in modo negativo. Confusione fuori confusione dentro!!!

Quindi a poco serve che tu ti stia ripetendo che nel tuo disordine tu hai il tuo ordine.
Non sto parlando di questo che potrei anche accettare come vero per te.

Sto portando la tua attenzione sul fatto che anche quando per te il livello di confusione è arrivato ad un limite tale che ti senti disorientato, che passi più tempo a cercare ciò che ti serve rispetto a ciò che effettivamente c’è da fare, bhe allora, è arrivato il momento di fermarsi e fare ordine.

La distrazione è figlia di tutto ciò che ti circonda. Ricordati che tutto ciò che i nostri occhi percepiscono, il cervello viene coinvolto e tende a DISTRARSI.

SUGGERIMENTO

Fai attenzione a cosa ti circonda rispetto a dove, in casa, lavori

In base a ciò che puoi fare rispetto agli spazi dei quali disponi in casa è molto utile fare “pulizia” e attenzione a cosa ti circonda rispetto alla tua postazione di lavoro in casa.

Tieni vicino a te solo ciò di cui ha bisogno. Tieni vicino a te un taccuino sul quale scrivere chi ti ha chiamato al telefono mentre eri in una call o un webinar, per poi richiamarla appena possibile.

Questo eviterà che tu ti “sforzi” di ricordarti quel nome per tutta la durata della call o del webinar, scrivere ti aiuterà ad evitare la distrazione del pensiero ricorrente. Nello stesso taccuino segna anche i progetti che ti viene in mente che devi fare. Così non perderai nessun pensiero e rimarrai concentrato il più possibile.

Andando in conclusione voglio lasciarti anche degli spunti generali di “buone pratiche” che in questo momento, che alcuni di noi stanno lavorando a casa, possono risultare interessanti e utili.

Bevi acqua costantemente durante la giornata, per riuscirci con il minimo impegno ti conviene tenere un bicchiere vicino a te ed una bottiglia di acqua.

Metti la svegli del telefonino ad ogni ora, così ti ricorderai di bere un bicchiere e ti terrai ben idratato diminuendo la stanchezza fisica. Se hai qualche dubbio sulla sua efficace chiedi comunque al tuo medico curante

Muoviti un po’, con leggera attività fisica o stretching, a cadenze costanti come se fossi in aereo e facessi un volo transoceanico. Questo ti aiuterà ad evitare indolenzimenti a causa di posture errate e protatte nel tempo. Se hai qualche dubbio sulla sua efficace chiedi comunque al tuo medico curante.

Se puoi e vuoi mangiare durante la giornata è meglio che ti concentri nel farlo in 5 momenti specifici, ovvero colazione, merenda metà mattinata, pranzo, merenda metà pomeriggio e cena.

Questo ti aiuterà ad evitare si mangiare per tutta la giornata solo perchè essendo a casa è più facile farlo, aumentando possibili picchi glicemici con conseguenti possibili stati di sonnolenza. Se hai qualche dubbio sulla sua efficace chiedi comunque al tuo medico curante

Studia delle abitudini e dei riti che possono darti maggior serenità e tranquillità durante la tua giornata. Se il cervello si abitua a determinati ritmi avrai il senso di un maggior equilibrio e di poter meglio governare la tua vita in questo periodo particolare.

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