Il comunicato stampa è un testo che presenta la notizia, riservato soprattutto ai media e ai giornalisti che prenderanno spunto dalle informazioni per redarre un articolo, cioè un documento più articolato con una vena personale e un certo orientamento.
Comprendere come fare un buon comunicato stampa è molto utile per chi lavora nella comunicazione o cura la parte marketing dell’azienda o di testate giornalistiche, ad esempio per l’addetto stampa che utilizza la fonte ufficiale e si informa su aggiornamenti, iniziative, uscite di nuovi prodotti.
I comunicati stampa sono molto impiegati da giornalisti e blogger, anche nelle amministrazioni della propria città, del Comune e della Regione, in generale in qualsiasi ente in cui si faccia informazione. Andiamo a scoprire nel dettaglio come si scrive un comunicato stampa e quali sono le strategie migliori per rendere il testo del comunicato un documento efficace.
Approfondimenti:
Com’è strutturato un comunicato stampa
La struttura di un comunicato stampa è a piramide rovesciata, cioè si parte dal topic, dalla base che è la notizia in generale, fino a scendere nel particolare snocciolando progressivamente tutti i dettagli del fatto.
Si parte sempre dal titolo, cioè dalla headline, il titolo di testa in H1: deve essere d’impatto, presentare la notizia in poche parole d’effetto e indicare una localizzazione, soprattutto se si tratta di una località meno conosciuta.
Per questo motivo di solito si parte con il nome stesso della città della notizia, con tanto di due punti che danno un senso di suspense e di “sospensione”: sempre nella stessa linea si spiega con poche semplici parole di cosa si tratta.
Successivamente, il contenuto del comunicato stampa deve essere provvisto delle cosiddette 5 W del giornalismo (who, what, when, why, where) cioè “chi, cosa, quando, dove e perché” che riassumono i tratti salienti e principali della notizia.
- Soggetto: cioè il protagonista dell’accaduto.
- Oggetto: cioè l’argomento della notizia.
- Data, quando è successo il fatto.
- Motivazione, le cause e gli effetti.
- Contesto geografico, cioè dove è successo tale fatto.
Si aggiunge anche una sesta domanda, che è How, cioè il come, di solito nel body copy del comunicato stampa stesso. In questa sezione si delineano ancora più aspetti della notizia, fornendo un quadro più completo e scendendo nei dettagli.
Il comunicato stampa aziendale
Quando è utile scrivere un comunicato stampa aziendale? Sicuramente quando i propri canali personali e privati non sono sufficienti e quando è consigliabile rivolgersi ai giornali.
Ad esempio, nel caso dell’uscita di un nuovo prodotto della propria azienda, o in caso di gestione di crisi, cioè quando è opportuno fornire la propria versione dei fatti di fronte ad un fallimento o alla chiusura. In quest’ultimo frangente il comunicato stampa è molto importante perché serve a legittimarsi e non screditare la propria attività.
L’uscita del comunicato stampa è una scelta efficace anche per ricevere un link di una media agency, soprattutto nel caso di promozione di un e-book o di una manifestazione importante: il sostegno di una fonte autorevole e attendibile dà automaticamente smalto e pregio alla notizia.
Nel caso di un evento esclusivo, inoltre, il comunicato stampa è la strategia vincente perché funziona come un depliant promozionale, ma con un valore aggiunto: le persone possono prendere visione delle info e parteciparvi, compresi i giornalisti che ne parleranno nelle loro testate nei giorni a seguire.
Come scrivere un comunicato stampa: lo spirito giusto
Il trucco del mestiere è quello di pensare come un giornalista, dato che é il mittente del comunicato stampa: è necessario presentare la notizia in modo chiaro e asciutto, ma con quella vena che catturi l’attenzione, dato che chi lavora nei giornali valuta ogni giorno decine e decine di comunicati stampa.
Inoltre, se si sta facendo promozione dell’azienda o di un evento organizzato dal brand non bisogna assumere toni auto-celebrativi: non si ha il tempo di dimostrare i propri numeri e non è nello stile di un comunicato stampa, è fuori luogo.
È importante scegliere con cura le testate a cui inviare il comunicato stampa: specie all’inizio è consigliabile partire dalla piccola editoria, a meno che non si abbiano i numeri e i contatti giusti a cui rivolgersi. Meglio cercare articolisti e pubblicisti fidati che possano essere interessati alla notizia, e scegliere riviste specializzate, blog, testate del settore, giornali locali e portali web di news generali.
Contestualizzare la notizia
Nel comunicato stampa la notizia deve avere una propria dimensione, cioè deve essere contestualizzata nell’argomento in modo da attirare più attenzione possibile e risultare accattivante.
Facciamo un esempio: nel caso di un’iniziativa regionale e di una sagra di paese, è utile aggiungere qualche info storica in più sulla tradizione locale, o qualche notizia golosa di enogastronomia che attragga i partecipanti.
Un altro segreto del mestiere è quello di unire una citazione ad effetto, tra virgolette e nota, o scritta di proprio pugno che faciliti il lavoro del giornalista e serva a dare forma e carattere all’articolo che andrà a redarre.
Infine, nel comunicato stampa devono essere presenti le coordinate e i contatti per essere richiamati, come un indirizzo mail, un sito, un recapito telefonico o postale.
Quando inviare un comunicato stampa
Molte testate editoriali sono organizzate con un calendario, per l’appunto editoriale, in cui sono indicate tutte le notizie per non rimanere mai sprovvisti giorno dopo giorno, soprattutto nel caso dei quotidiani.
Anche i comunicati stampa possono essere inviati secondo un piano editoriale, ad esempio in occasione di uscite di prodotti, ricorrenze e particolari periodi festivi dell’anno.
La regola generale è quella di mandare il comunicato stampa nei primi giorni della settimana, il lunedì e il martedì, nell’orario d’ufficio e in mattinata.
Il boiler plate
Infine, le imprese inseriscono nei comunicati stampa una griglia di info, una sorta di presentazione con:
- Nome dell’azienda.
- Visione o mission.
- Quand’è stata fondata.
- Struttura e dimensioni dell’impresa.
- Qualche nota e una breve frase sui progetti attuali, tale da convalidare la mission dell’azienda.
Con questi trucchi il comunicato stampa sarà efficace, vincente, non ridondante: sono premesse utili per non venire cestinati.
